E-arvete impordi ja ekspordi seaded

Seadetes määratakse ära, milliseid dokumendi liike ja staatuseid saadetakse e-arve keskusesse (EAK) ja millise dokumendi liigi ja staatuse alla imporditakse dokumente EAK-st. Siin kirjeldatakse ära Omniva/Finbite XML-faili formaadid e-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks. Süsteemimenüüs määratakse päevade arv, millest vanemaid dokumente ei saadeta EAK-sse, ja sissetulevate arvetega kaasa tulevate pdf-failide teekond, kuhu need salvestatakse. Need seadistused teeb Astro Balticsi töötaja.

E-arvete saatmine ja importimine

E-arveid saab saata kas iga dokumenti eraldi või korraga kõik dokumendid, mis vastavad teatavatele tingimustele.

Üksiku e-arve saatmine

E-arve saatmiseks EAK-sse vajutage dokumendil Print-nuppu. Kui dokumendil on mitu väljatrükivormi, valige selline, mida harilikult selle kliendi puhul kasutate. See läheb manusena kaasa EAK-sse.

Seejärel vajutage nupule EDI:

Kui klient on liitunud Omniva/Finbite e-arve teenusega, tuleb järgmine teade:

Dokumendi EAK-sse edastamiseks klõpsake "EAK e-arve (Omniva) eksport" peal ning dokument saadetakse EAK-sse.

Kui klient pole liitunud Omniva/Finbite e-arve teenusega, tuleb järgmine teade:

Kui sellel sinise taustaga kirjal teha vasak hiireklõps, saadetakse dokument siiski EAK-sse, kuid kliendile seda sealt ei edastata.

Kui dokument on juba saadetud EAK-sse, tuleb järgmine teade:

Kui sellel sinise taustaga kirjal teha vasak hiireklõps, saadetakse dokument uuesti EAK-sse, kuid siinkohal peab arvestama sellega, et kui dokumendil on sama number, mis eelmisel korral, kui see EAK-sse edastati, siis lükkab Omniva/Finbite selle dokumendi tagasi. Kui soovite siiski sama dokumenti uuesti EAK-sse saata (nt olete dokumendis vea parandanud), siis muutke dokumendi numbrit (nt lisage '.' dokumendi numbri lõppu). Sellisel juhul saate dokumendi uuesti saata. Omniva/Finbite kontrollib dokumendi saabumisel dokumendi saajat ja numbrit.

Kui XML-faili struktuur ei vasta kirjeldusele, tuleb Noom teade "Edi error! …".

Näiteks järgmisel pildil olev veateade tähendab seda, et XML-failis väli City (Linn/Vald) on täitmata. See väärtus loetakse klienditabelist Aadress-lehelt väljalt Linn. See väli klienditabelis peab olema täidetud.

Dokumendi sündmustesse salvestatakse info nii eduka dokumendi saatmise kohta kui ka error'iga lõppenud saatmiste info:

Paljude e-arvete saatmine ja vastuvõtt

Korraga mitme e-arve saatmine ja vastuvõtmine toimub moodulis Dokumendid > Abitegevused:

E-arvete saatmine

Valik "EDI dokumentide saatmine" üritab saata kõiki saatmata arveid vastavalt seadistustes määratud dokumenditüübile ja -staatusele, mis pole vanemad kui 30 päeva (vaikimisi seadistatud). Protokolli kirjutatakse saatmise logi, samuti salvestatakse info dokumendi sündmustesse.

E-arvete importimine

Valik "EDI dokumentide importimine" impordib EAK-st kõik saatmata arved selle dokumendiliigi ja -staatuse alla, mis on määratud e-arvete seadistuses, standardis dokumendiliigi XS.1 alla.

Kui need dokumendid on juba varem XS-i alla sisestatud, siis sõltuvalt Noomi varasematest seadistustest võib tulla teade "Dokument … juba noomis olemas. Kas ikka salvestada?". Esialgne soovitus on vastata "Jah" ja vajadusel dokument kustutada.

EAK-st imporditud dokumentidel on koostaja EARVE.

EAK-st imporditud arvetel on algul seisund EDI-EDI import, mis keelab lao- ja pearaamatukanded:

E-arve salvestamine kuluarvena (XS.1)

Imporditud e-arve puhul, mis on kuluarve, tuleb dokumendile sisestada vajalikud kontod, dokument salvestada ja pärast seda muuta dokumendi seisund tühjaks.

Selleks tuleb teha dokumendil parem hiireklõps ja valida "Muuda dok. seisundit" või vajutada klahvikombinatsiooni Ctrl+S:

Kui valida tühi seisund, tekib kanne finantsi.

E-arve salvestamine kaubaarvena (nt LS.2)

Imporditud e-arve puhul, mis on kaubaarve, tuleb dokumendile sisestada vajalikud kontod ja otsikoodid (kui soovitakse laoarvestust pidada) ning luua seotud dokument. Selleks tuleb valida Seotud-nupu alt dokumendiliik:

Avatud dokumendist saab seotud dokumendi teha Uus S-nupu alt:

Sobiva dokumendiliigi saab seadistada koostöös Astro Balticsi konsultandiga.

Imporditud e-arve failide vaatamine

Sissetulnud arve vaatamiseks ja/või printimiseks tuleb teha parem hiireklõps dokumendil ja valida "Manused":

Avaneb selline pilt (faili nimi on teistsugune):

Esimesel real olles avaneb Ava-nupule vajutades nupule sissetulnud arve väljatrükk pdf-formaadis.

Real e-invoice olles saab Ava-nupu alt vaadata hankija poolt EAK-sse saadetud XML-faili.

Kviitungid ja tšekid digitaalselt NOOMi

NOOM 2.0 kliendid, kes kasutavad e-arvete impordiks Omnivat, saavad CostPocket mobiilirakenduse abil digitaliseerida kõik paberdokumendid (kviitungid, tšekid, pdf-arved). Dokumente saab mugavalt NOOMi laadida ning töödelda nagu e-arvetena saadetud kuludokumente. CostPocketiga tehtud pilt dokumendist lisatakse dokumendi manusesse.

Juhendid

E-arvete saatmine (vanem EDI)